Etaient présents :
Charles Trécourt
Louis Trécourt
Otia Tronem
Le Lion de Lyon
Percolator
Mirgwael
Pierre Camps
Fred 'Arthur'
Claudio
Katsandrya
Ticondrihus


Ordre du Jour :
- Bilan des activités de l'année 2010
- Discussions et propositions pour l'année 2010
- Quitus des comptes pour l'année 2010
- Elections du président, secrétaire et trésorier.


1. Bilan des activités de l'année 2010

Malgré notre volonté de la précédente Assemblée Générale, certaines choses n’ont pas pu être mises en place :
- Mise en ligne des statuts, du règlement intérieur et des comptes rendus d’Assemblées Générales.
- Mise en place de cartes de membres.
Ces éléments seront corrigés sur la nouvelle année.

Le bilan des activités ludiques sur l’année 2010 est globalement positif. Dans le cadre de Plan B et au sein des événements organisés par Trollune, des animations ont eu lieu tous les jours. La nouvelle salle, conséquence du déménagement de Trollune, est plus grande et plus accueillante.

Le nombre de membres a augmenté, passant de 528 à 1400 membres environ, dont une quarantaine de membres organisateurs. Deux tiers des membres sont des membres participants, et le tiers restant, des membres à la journée.

Quelques activités ont eu lieu à l’extérieur des locaux de l’association :

- Tous en Jeux, manifestation ludique et culturelle organisée par la municipalité dans le cadre de l’opération Tout le Monde Dehors, s’est tenue sur les quais du Rhône le dimanche 5 septembre 2010. Les passants ayant participé à l’opération sont parfois venus par la suite découvrir Plan B dans ses locaux. A l’occasion de cette manifestation, des contacts ont pu être noués avec la mairie et d’autres associations. Plan B a reçu pour l’occasion une subvention de 300 euros, de la part de l’association Quai des Ludes, qui a servi à acheter du matériel (manuels de jeux de rôles, dés, décors pour figurines).

- OctoGônes. Pour sa première édition, la convention du Jeu et de l’Imaginaire organisé par la FAJIRA, collectif associatif dont Plan B est un des membres fondateurs et le principal contributeur, a été un succès, avec environ 1600 entrées payantes et des ventes sur place qui ont aidé à financer le salon. L’édition 2011 se tiendra à l’Espace Tête d’Or, les 30 septembre, 1er et 2 octobre. Sur l’édition 2010, Plan B n’a pas été assez mise en avant, alors qu’elle a beaucoup contribué à l’événement.

En outre, des membres ont procédé à un début de rénovation et de nettoyage à fond du local. D’autres séances seront organisées dans les semaines et les mois à venir.
 

2. Discussions et propositions pour l'année 2011

- Pour 2011, l’association participera, comme en 2010, à plusieurs événements :

- Tous en Jeux se tiendra à la même période qu’en 2010, et Plan B participera. L’édition 2011 offre la possibilité à chaque association partenaire de centrer son activité sur une animation phare de 30 minutes. Plan B organisera quelque chose d’original sur les domaines d’activité qui lui sont propres, et qui ne seront pas représentées par les autres associations participant à l’événement, le jeu de rôles ou de figurines. Yannick propose une activité centrée sur Rixe, un petit jeu de figurines produit par le Studio 38. C’est une possibilité qui sera rapidement étudiée. L’activité proposée doit de préférence faire intervenir une participation du public. Charles propose la tenue d’une mini-auberge analogue à ce qu’on trouve en jeu de rôles grandeur nature. L’activité choisie s’orientera vraisemblablement vers le jeu de rôles. L’opération Tous en Jeux se tiendra le premier dimanche de septembre.

- Quais du Polar. Le week-end du 25-26 mars prochains. Dans les locaux de l’association, plusieurs animations doivent se tenir, du vendredi après-midi au dimanche soir, mettant en scène des jeux sur la thématique du polar. Les volontaires pour animer des initiations au jeu de rôles d’enquête, ou à des jeux de société et de plateau, sont les bienvenus. Une partie de jeu de rôle de deux heures environ pourrait faire l’objet d’une initiation. Sébastien propose son aide pour le samedi après-midi. Katsa essaiera d’animer une partie du jeu de rôles Achéron.

- OctoGônes. La deuxième édition se tiendra, comme en 2010, le premier week-end d’octobre, du vendredi 30 septembre 14h, au dimanche 2 octobre 20h. Plusieurs comité de pilotage des différents pôles d’activité ont été mis en place, et se réunissent à intervalles réguliers pour planifier les tournois et animations.

- Les locaux de Plan B peuvent être ponctuellement partagés avec d’autres associations ou personnes morales (par exemple, la Fédération Française de Magic the Gathering, ou l’association Rhône de Fer), comme cela est arrivé en 2010. Les entités concernées pourront être amenées à sous-louer une partie des locaux, le temps d’un événement, moyennant le paiement d’une petite somme en contrepartie, à Trollune, qui mettra ses locaux à leur disposition.

- Dans les semaines à venir, les statuts de l’association, ainsi que son règlement intérieur, seront mis en ligne, ainsi que le présent compte rendu d’assemblée générale.

- Une charte du membre organisateur sera mise en place, rappelant les obligations des membres, et permettant une meilleure gestion des locaux et du matériel, appartenant en propre à l’association, mis à disposition par Trollune ou prêtés par des membres de l’association. Un listing précis sera établi, ainsi qu’une check-list pour vérifier que les points importants seront observés.

- Une carte de membre sera imprimée et donnée à chaque membre de l’association, avec un numéro de membre. Plusieurs personnes présentes proposent de se charger d’établir un devis chez des photocopieurs et imprimeurs du quartier. Une liste des membres sera mise à disposition des organisateurs, pour que l’accès de la salle puisse être contrôlé et que seuls les membres puissent y accéder.

- Les membres de l’association qui souhaitent contribuer au bon fonctionnement de l’association en apportant leur aide à l’élaboration du planning, et à la création sur le forum en ligne de Trollune et de Plan B, des sujets consacrés aux différentes animations prévues, sont les bienvenus.

- Un Conseil de l’Association va être mis en place, pour aider le bureau à organiser la vie de l’association, et pour la délégation d’un certain nombre de tâches. Il aura pour vocation d’aider à la vie quotidienne de l’association. Toute tâche déléguable par le bureau pour promouvoir et animer au sein de l’association, gérer les affaires courantes et ponctuelles, est concernée. Les membres de ce conseil ne peuvent être que des membres organisateurs. Ils peuvent être intégrés dans le conseil en cours d’année, nommés par le bureau sur la base du volontariat. Les membres du conseil peuvent en être démis par décision du bureau, ou démissionner de leur plein gré. Aucune limite n’est fixée au nombre de membres du conseil. Toute démission devra être soumise par écrit au bureau, qui l’acceptera d’office. Les candidatures feront l’objet d’un accord tacite, dans un délai de deux semaines.
Décision soumise au vote :
11 Oui – 0 Non – 0 abstention

- Un poste de vice-président va être créé pour aider le président à gérer l’association, dont l’augmentation du nombre de membres rend considérable la tâche.
Décision soumise au vote :
11 Oui – 0 Non – 0 abstention

- La cotisation d’une adhésion journée voit son montant réduit à 1 Euro sur les 30 derniers jours de l’année d’activité, afin de dissuader des absences sur cette période par pur souci d’économie.
Décision soumise au vote :
11 Oui – 0 Non – 0 abstention

Toutes les décisions proposées ont donc été adoptés.
Les modifications sont apportées au Règlement Intérieur.


3. Quitus des comptes de l'année 2010

Bilan Financier : L’association a commencé l’année avec 600 euros de positif, elle la termine avec 280 euros en caisse et sur le compte en banque de l’association. Les cotisations 2011 ont totalisé 4351 euros, dont la totalité a été reversée à Trollune pour aider à l’organisation d’OctoGônes. Ces cotisations représentent une moyenne de 300 euros par mois, soit nettement moins que ce que coûteraient le paiement d’un loyer et de charges pour le local gracieusement mis à disposition par Trollune, qui se monteraient à environ 1000 euros par mois, ainsi que l’assurance de l’association.

Vote du quitus :
11 oui – 0 non – 0 abstention

Quitus obtenu à l'unanimité des personnes présentes.


4. Elections des membres du bureau et des membres du conseil de l’association

Election du président de l'association

Président sortant : M. Charles Trécourt.
M. Charles Trécourt se représente.
Personne d'autre ne se présente.
Vote :
11 oui – 0 non – 0 abstention
M. Charles Trécourt est réélu à l'unanimité des personnes présentes.

Election du vice-président de l'association

Mirgwael se présente.
Personne d'autre ne se présente.
Vote :
11 oui – 0 non – 0 abstention
Mirgwael est élu à l'unanimité des personnes présentes.

Election du secrétaire général de l'association
Secrétaire sortant : M. Louis Trécourt.
M. Louis Trécourt se représente.
Personne d'autre ne se présente.
Vote :
11 oui – 0 non – 0 abstention
M. Louis Trécourt est réélu à l'unanimité des personnes présentes.

Election du trésorier de l'association
Trésorière sortante : Katsandrya
Katsandrya se représente.
Personne d'autre ne se présente.
Vote :
11 oui – 0 non – 0 abstention
Katsandrya est réélue à l'unanimité des personnes présentes.


Validation des membres du conseil de l’association

- Otia Tronem demande à rentrer au Conseil.
Décision soumise au vote du bureau :
4 Oui – 0 Non – 0 abstention
L’entrée au bureau de Otia Tronem est validée à l'unanimité par les membres du bureau.

- Ticondrihus demande à rentrer au Conseil.
Décision soumise au vote du bureau :
4 Oui – 0 Non – 0 abstention
L’entrée au bureau de Ticondrihus est validée à l'unanimité par les membres du bureau.

- Le Lion de Lyon demande à rentrer au Conseil.
Décision soumise au vote du bureau :
4 Oui – 0 Non – 0 abstention
L’entrée au bureau de Le Lion de Lyon est validée à l'unanimité par les membres du bureau.

- Fred 'Arthur' demande à rentrer au Conseil.
Décision soumise au vote du bureau :
4 Oui – 0 Non – 0 abstention
L’entrée au bureau de Fred 'Arthur' est validée à l'unanimité par les membres du bureau.

- Percolator demande à rentrer au Conseil.
Décision soumise au vote du bureau :
4 Oui – 0 Non – 0 abstention
L’entrée au bureau de Percolator est validée à l'unanimité par les membres du bureau.


Passage à l'année 2011

La séance est levée.